Tieto zásady vysvetľujú, ako spoločnosti prevádzkujúce predajne Kvety Janka spracúvajú osobné údaje návštevníkov webu, zákazníkov, príjemcov objednávok a osôb, ktoré uplatňujú reklamáciu, odstúpenie od zmluvy alebo inú požiadavku súvisiacu s objednávkou.
1. Kto je prevádzkovateľom osobných údajov
Prevádzkovateľom osobných údajov je podľa konkrétnej objednávky alebo požiadavky jedna z týchto spoločností:
Kvety Janka Žilina
KVETY JANKA s.r.o.
Sídlo: Hliník nad Váhom 243, 014 01 Bytča
Prevádzka: Hlinská 8850, Hliny VII (Lokalita Junior), 010 01 Žilina
IČO: 47083352
DIČ: 2023749849
IČ DPH: SK2023749849
E-mail: randa@centrum.sk
Telefón: 0944 288 825
Kvety Janka Bytča
KVETY JANKA SK s.r.o.
Sídlo: Hliník nad Váhom 243, 014 01 Bytča
Prevádzka: Hviezdoslavova 297, 014 01 Bytča
IČO: 47172975
DIČ: 2023799327
IČ DPH: SK2023799327
E-mail: randa@centrum.sk
Telefón: 0908 906 118
Pri objednávke je prevádzkovateľom spoločnosť zodpovedajúca predajni, ktorú si zákazník zvolil alebo cez ktorú bola objednávka prijatá. Pri všeobecnej otázke, správe, reklamácii, odstúpení od zmluvy alebo inej požiadavke je prevádzkovateľom spoločnosť, ktorej je komunikácia určená alebo ktorá ju vybavuje.
2. Aké osobné údaje spracúvame
V závislosti od spôsobu využitia webu, vytvorenia objednávky alebo komunikácie s nami môžeme spracúvať najmä:
- meno a priezvisko zákazníka alebo príjemcu objednávky,
- fakturačnú a doručovaciu adresu, obec a PSČ,
- telefónne číslo a e-mailovú adresu,
- údaje o objednávke, vybraných produktoch, množstve, cene, predajni, spôsobe doručenia, termíne plnenia a stave objednávky,
- údaje poskytnuté pri telefonickej objednávke, najmä kontaktné údaje zákazníka, údaje príjemcu, údaje potrebné na doručenie, obsah objednávky, poznámku, venovanie alebo pokyny k objednávke,
- údaje súvisiace s výzvou na úhradu pri telefonickej alebo manuálne vytvorenej objednávke, najmä číslo objednávky, variabilný symbol, suma, splatnosť, stav úhrady a údaje potrebné na identifikáciu platby,
- údaje potrebné na vystavenie účtovného alebo daňového dokladu vrátane údajov uvedených na faktúre,
- stav platby, identifikátor platobnej transakcie a technické údaje súvisiace s platbou; údaje platobnej karty spracúva platobná brána alebo banka, nie Kvety Janka,
- obsah poznámky k objednávke, text venovania, pokyny k doručeniu alebo vyzdvihnutiu a komunikáciu so zákazníkom,
- údaje súvisiace s reklamáciou, odstúpením od zmluvy alebo inou požiadavkou, vrátane vybraných položiek, dátumu a času podania a stavu vybavenia,
- pri elektronickom odstúpení aj IP adresu a technický záznam o odoslaní potvrdenia,
- údaje zákazníckeho účtu, ak si ho zákazník vytvorí,
- session identifikátor, technické údaje o zariadení a prehliadači, bezpečnostné záznamy, voľby súborov cookie a údaje potrebné na správne fungovanie webu,
- technické záznamy o odosielaní systémových e-mailov, napríklad potvrdenia objednávky, výzvy na úhradu, faktúry, informácie o stave objednávky alebo odpovede na požiadavku,
- údaje o používaní webu získané prostredníctvom Google Analytics, iba ak návštevník udelí súhlas s analytickými cookies.
Prosíme, aby zákazníci do poznámky k objednávke, textu venovania, pokynov k doručeniu alebo kontaktného formulára nevkladali citlivé osobné údaje, ak to nie je nevyhnutné na vybavenie požiadavky.
3. Účely a právne základy spracúvania
3.1. Objednávka cez web, platba, osobný odber a doručenie
Údaje spracúvame na prijatie a vybavenie objednávky, komunikáciu o jej stave, prijatie platby, vystavenie dokladu, osobný odber alebo doručenie tovaru. Právnym základom je plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
3.2. Telefonické a manuálne vytvorené objednávky
Ak zákazník vytvorí objednávku telefonicky, e-mailom, osobne alebo iným spôsobom mimo objednávkového formulára na webe, pracovník predajne môže údaje zadať do interného systému na účel vytvorenia objednávky, prípravy tovaru, odoslania výzvy na úhradu, prijatia platby, vystavenia faktúry, doručenia alebo odovzdania objednávky. Právnym základom je plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Pri telefonickej alebo manuálne vytvorenej objednávke nevyžadujeme samostatný súhlas so spracúvaním osobných údajov na vybavenie objednávky. Údaje sú potrebné na prijatie požiadavky zákazníka, vytvorenie objednávky, komunikáciu o úhrade, vybavenie objednávky a splnenie súvisiacich povinností.
3.3. Výzvy na úhradu, faktúry a účtovníctvo
Údaje uvedené vo výzve na úhradu, potvrdení platby, faktúre a účtovných alebo daňových dokladoch spracúvame na účel prijatia platby, identifikácie úhrady, vystavenia a evidencie dokladov a splnenia zákonných povinností. Právnym základom je plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a splnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
3.4. Reklamácie, odstúpenia od zmluvy a uplatňovanie práv
Údaje spracúvame na prijatie, evidenciu, posúdenie a vybavenie reklamácie, odstúpenia od zmluvy, žiadosti o nápravu alebo iného spotrebiteľského nároku. Právnym základom je plnenie zmluvy a splnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR.
Pri elektronickom odstúpení sa nevyžaduje samostatný súhlas so spracúvaním osobných údajov. Údaje sú potrebné na identifikáciu objednávky, prijatie oznámenia, odoslanie potvrdenia a preukázanie splnenia zákonných povinností.
3.5. Komunikácia so zákazníkom a systémové e-maily
Kontaktné údaje spracúvame na zaslanie potvrdenia objednávky, informácie o platbe, výzvy na úhradu, faktúry, informácie o stave objednávky, odpovede na otázku alebo inej správy súvisiacej s objednávkou či požiadavkou zákazníka. Právnym základom je plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, splnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo oprávnený záujem na riadnej komunikácii a preukázaní vybavenia požiadavky podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.6. Bezpečnosť, predchádzanie zneužitiu a ochrana právnych nárokov
IP adresu, bezpečnostné záznamy, technické záznamy, históriu komunikácie a ďalšie nevyhnutné údaje môžeme spracúvať na ochranu webu, prevenciu podvodov a zneužitia formulárov, riešenie technických incidentov, kontrolu správneho doručovania e-mailov a ochranu alebo uplatňovanie právnych nárokov. Právnym základom je oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.7. Analytika webu
Google Analytics sa aktivuje iba po udelení súhlasu návštevníka. Pomáha nám merať návštevnosť webu, používanie jednotlivých stránok a základné udalosti na webe. Právnym základom je súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Súhlas možno kedykoľvek odvolať prostredníctvom tlačidla „Zmeniť nastavenia cookies“ v pätičke webu.
3.8. Technická správa webu a viditeľnosť vo vyhľadávaní
Na technickú správu webu, kontrolu indexácie, diagnostiku chýb a vyhodnocovanie výkonu webu vo vyhľadávaní môžeme používať nástroje, ako napríklad Google Search Console. Tieto nástroje slúžia najmä na technickú správu webu a neposkytujú nám bežnú identifikáciu konkrétneho návštevníka webu. Právnym základom je oprávnený záujem na zabezpečení, správe a zlepšovaní webovej stránky podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
4. Odkiaľ údaje získavame
Údaje získavame najmä priamo od zákazníka prostredníctvom objednávkového, kontaktného, prihlasovacieho, reklamačného alebo odstupovacieho formulára, telefonicky, e-mailom alebo osobne v predajni.
Ak zákazník objednáva tovar pre inú osobu, môže nám poskytnúť meno, telefónne číslo a doručovaciu adresu príjemcu. Zákazník by mal príjemcu primerane informovať, že jeho údaje poskytol na účel doručenia objednávky.
Pri platbe môžeme získať informáciu o stave platby alebo identifikátor platobnej transakcie od platobnej brány, banky alebo z interného účtovného spracovania. Údaje platobnej karty nezískavame ani neukladáme.
5. Komu môžu byť osobné údaje poskytnuté
Údaje sprístupňujeme iba v nevyhnutnom rozsahu najmä týmto príjemcom alebo kategóriám príjemcov:
- oprávneným pracovníkom a osobám zabezpečujúcim prípravu, odovzdanie alebo doručenie objednávky,
- platobnej bráne GoPay a bankám zapojeným do spracovania platby,
- externému účtovníkovi a poskytovateľom účtovných služieb,
- poskytovateľovi hostingu, e-mailových, IT, servisných a bezpečnostných služieb,
- poskytovateľom služieb potrebných na odosielanie e-mailov, správu webu, správu objednávok, faktúr a technickú prevádzku systému,
- spoločnosti Google pri používaní Google Analytics po udelení súhlasu a pri používaní technických nástrojov, ako je Google Search Console,
- spoločnosti Meta, ak návštevník použije prvok na zobrazenie obsahu zo sociálnej siete Facebook,
- dodávateľovi alebo servisnému partnerovi, ak je to potrebné na vybavenie reklamácie,
- orgánom verejnej moci, súdom, orgánom činným v trestnom konaní, Slovenskej obchodnej inšpekcii alebo Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak to vyžaduje zákon.
Poskytovatelia služieb môžu osobné údaje spracúvať iba v rozsahu potrebnom na splnenie dohodnutého účelu a podľa príslušných zmluvných a zákonných pravidiel.
6. Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru
Niektorí poskytovatelia technických, analytických alebo externých služieb, najmä Google alebo Meta, môžu údaje spracúvať aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. V takom prípade sa prenos uskutočňuje iba pri splnení podmienok kapitoly V GDPR, napríklad na základe rozhodnutia o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek.
7. Ako dlho údaje uchovávame
- údaje potrebné na vybavenie objednávky uchovávame počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu potrebnú na ochranu právnych nárokov,
- údaje z telefonických a manuálne vytvorených objednávok uchovávame počas vybavovania objednávky a následne podľa toho, či bola objednávka uhradená, vybavená, zrušená alebo je potrebné údaje uchovať na ochranu právnych nárokov,
- pri neuhradených alebo zrušených objednávkach môžeme osobné údaje po uplynutí primeranej internej lehoty vymazať alebo anonymizovať, ak neexistuje iný právny dôvod na ich ďalšie uchovanie,
- účtovné a daňové doklady, vrátane faktúr, uchovávame počas zákonom stanovenej lehoty, spravidla 10 rokov,
- údaje o reklamáciách a odstúpeniach uchovávame po dobu potrebnú na ich vybavenie a preukázanie splnenia zákonných povinností, najdlhšie počas plynutia príslušných premlčacích lehôt alebo trvania sporu,
- údaje zákazníckeho účtu uchovávame počas existencie účtu a následne iba v rozsahu, v akom existuje iný právny dôvod na ich uchovanie,
- bezpečnostné a technické záznamy uchovávame po dobu nevyhnutnú na zabezpečenie webu, vyšetrovanie incidentov, kontrolu správneho fungovania systému a prevenciu zneužitia,
- technické záznamy o odosielaní systémových e-mailov uchovávame po dobu potrebnú na kontrolu doručenia, riešenie chýb, vybavenie požiadaviek zákazníka a ochranu právnych nárokov,
- údaje spracúvané na základe súhlasu uchovávame do jeho odvolania alebo do uplynutia doby určenej pre konkrétnu službu.
Po zániku dôvodu spracúvania údaje vymažeme alebo anonymizujeme, ak ich ďalšie uchovanie nevyžaduje právny predpis alebo ochrana právnych nárokov.
8. Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR najmä právo:
- získať potvrdenie, či jej osobné údaje spracúvame, a požiadať o prístup k nim,
- požiadať o opravu nepresných alebo doplnenie neúplných údajov,
- požiadať o vymazanie údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
- požiadať o obmedzenie spracúvania,
- namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
- získať údaje v prenosnom formáte, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovane na základe zmluvy alebo súhlasu,
- kedykoľvek odvolať súhlas bez vplyvu na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním,
- podať návrh na začatie konania alebo sťažnosť dozornému orgánu.
Žiadosť môžete poslať na randa@centrum.sk alebo písomne na adresu sídla príslušného prevádzkovateľa. Na žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do jedného mesiaca. Pri zložitej alebo početnej žiadosti môže byť lehota predĺžená v súlade s GDPR.
9. Povinnosť poskytnúť údaje
Poskytnutie údajov označených ako povinné je nevyhnutné na uzatvorenie a splnenie kúpnej zmluvy, vytvorenie objednávky, prijatie platby, vystavenie dokladu, doručenie alebo odovzdanie objednávky, vybavenie reklamácie alebo odstúpenia od zmluvy. Bez týchto údajov nemusí byť možné požadovanú službu poskytnúť.
Poskytnutie údajov na analytické účely je dobrovoľné a odmietnutie súhlasu nemá vplyv na možnosť používať základné funkcie webu alebo vytvoriť objednávku.
10. Automatizované rozhodovanie
Osobné údaje nepoužívame na automatizované individuálne rozhodovanie, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne alebo obdobne významné účinky. Nevykonávame ani takéto profilovanie zákazníkov.
11. Súbory cookie a podobné technológie
11.1. Nevyhnutné cookies a session údaje
Web používa nevyhnutné cookies a session údaje na zabezpečenie košíka, prihlásenia, bezpečnosti, zapamätania zvolenej predajne, spracovania objednávky, správneho fungovania formulárov a uloženia informácie o rozhodnutí návštevníka k súborom cookie. Bez týchto údajov by základné funkcie webu nefungovali, preto sa používajú bez analytického súhlasu.
11.2. Preferencie návštevníka
Vo vašom zariadení sa môže uložiť voľba svetlého alebo tmavého režimu, informácia o zvolenej predajni alebo informácia o vašom rozhodnutí k analytickým cookies. Tieto údaje slúžia na zapamätanie nastavenia, ktoré ste si sami zvolili, alebo na správne fungovanie webu.
11.3. Analytické cookies
Google Analytics sa načíta iba po udelení súhlasu. Pomáha nám merať návštevnosť, používanie webu a základné udalosti, napríklad zobrazenie stránok, kliknutia na dôležité prvky alebo priebeh objednávky. Súhlas môžete odmietnuť alebo neskôr zmeniť v pätičke webu.
11.4. Google Search Console
Google Search Console používame na technickú správu webu, kontrolu indexácie, vyhodnotenie viditeľnosti vo výsledkoch vyhľadávania a riešenie technických problémov. Tento nástroj neslúži na zobrazovanie reklamy ani na bežné sledovanie konkrétneho návštevníka webu pomocou cookies na našej stránke.
11.5. Obsah sociálnych sietí
Facebook obsah na úvodnej stránke sa načíta až po tom, čo návštevník použije tlačidlo na jeho zobrazenie. Po načítaní môže prehliadač komunikovať so službami spoločnosti Meta podľa ich vlastných pravidiel ochrany súkromia a používania cookies.
11.6. Zmena nastavení
Svoje rozhodnutie môžete zmeniť tlačidlom „Zmeniť nastavenia cookies“ v pätičke stránky. Cookies a údaje uložené v zariadení môžete odstrániť aj prostredníctvom nastavení svojho prehliadača.
12. Dozorný orgán
Ak sa domnievate, že boli porušené vaše práva pri spracúvaní osobných údajov, môžete sa obrátiť na:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
Web: dataprotection.gov.sk
13. Zmeny týchto zásad
Tieto zásady môžeme primerane aktualizovať najmä pri zmene právnych predpisov, používaných služieb, technického riešenia webu alebo spôsobu spracúvania osobných údajov. Aktuálne znenie je vždy zverejnené na tejto stránke.